在文件整理中进行归档操作或者在档案整理中直接录入档案保存时,档号都可以自动生成,依据是参数设置中设置的该分类的档号生成规则。其中,档号中件号的长度是由参数设置中设置的该分类的件/卷号最大位数决定的。
示例:
GL2015.1-001标识管理类2015年永久保存的第一件,其档号生成规则设置如下:
分类号(GL)
年度(2015) .(间隔符)
保管期限(1,永久) -(间隔符)
件号(001,件卷号最大位数设置为3,用0补齐3位,归档时取最大的件号加1)
原因:档号中件卷号位数不一致,可能造成这种情况原因有:数据是顺利获得数据导入功能导入的,导入的excel表格中录入的档号中件号的补齐位数不一致;档号是手动录入的,件号未补齐相应的位数。